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Guide pour bien gérer l’organisation d’un événement en entreprise

by Marie Dupon
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une entreprise

Dans le monde professionnel, les événements sont une occasion idéale pour renforcer la cohésion et la motivation des équipes. Mais organiser un événement d’entreprise réussi comme un séminaire, un team building ou un afterwork peut s’avérer être un véritable défi. Cet article vous propose des conseils pratiques et stratégies pour gérer au mieux l’organisation de votre événement.

Définir l’objectif et le type d’événement

Avant toute chose, il est essentiel de déterminer l’objectif que vous souhaitez atteindre et avoir une idée concernant cet événement d’entreprise. Il peut s’agir de :

  • Renforcer l’esprit d’équipe (team building),
  • Favoriser l’échange et la communication entre les employés (séminaire),
  • Célébrer une réussite ou une étape clé de l’entreprise (soirée de gala, remise de prix),
  • Stimuler la compétitivité et la motivation des collaborateurs (incentive),
  • Créer du lien et détendre l’atmosphère après une période de travail intense (afterwork).

Établir un budget prévisionnel

Pour éviter les mauvaises surprises, il est important de prévoir un budget dès le début de l’organisation. Ce dernier doit inclure :

  • Les frais de location du lieu de l’événement
  • La restauration et les boissons
  • Les activités et animations prévues
  • Les éventuels frais de transport et d’hébergement pour les participants
  • Les frais de communication (invitations, affiches, etc.)

N’oubliez pas de prévoir une marge de sécurité pour faire face aux imprévus.

Constituer un comité d’organisation

Organiser un événement en entreprise peut être complexe et chronophage. Pour vous aider dans cette tâche, pensez à créer un comité d’organisation composé de personnes compétentes et motivées. Le comité sera responsable de :

  • La planification globale de l’événement
  • La répartition des tâches entre les membres
  • Le suivi du budget
  • La coordination avec les prestataires externes (traiteur, animateur, etc.)
  • La gestion des imprévus et des risques

Choisir un lieu adapté et accessible

Le choix du lieu est indispensable pour la réussite de votre événement. Il doit être :

  • Adapté à la taille de votre groupe et au type d’événement (séminaire, team building, etc.)
  • Facile d’accès, que ce soit en voiture, en transports en commun ou même à pied
  • Doté des infrastructures nécessaires (salles de réunion, matériel audiovisuel, etc.)
  • Proposant éventuellement des possibilités d’hébergement et de restauration sur place

Astuce : pensez à visiter le site en amont

Avant de finaliser la réservation du lieu, il est recommandé de réaliser une visite sur place pour vérifier qu’il corresponde bien à vos attentes. Profitez-en pour discuter avec le responsable événementiel du lieu et établir un bon contact.

Prévoir des activités et animations variées

Pour que votre événement soit mémorable, il est important de proposer des activités et animations qui plairont à l’ensemble des participants. Vous pouvez ainsi prévoir :

  • Des ateliers de team building ludiques et fédérateurs
  • Des conférences ou tables rondes sur des thématiques liées à votre secteur d’activité
  • Des moments conviviaux autour d’un buffet ou d’un cocktail dînatoire
  • Des animations originales comme un photobooth, un quiz interactif ou encore une démonstration de danse

Communiquer efficacement en amont et pendant l’événement

Pour susciter l’intérêt et l’engagement de vos collaborateurs, il est essentiel de bien communiquer autour de votre événement :

  • Envoyer des invitations personnalisées et attrayantes
  • Diffuser des informations régulières sur les différentes étapes de l’organisation (lieu, programme, intervenants, etc.)
  • Mettre en place un hashtag pour que les participants puissent partager leurs impressions sur les réseaux sociaux
  • Réaliser une vidéo de présentation de l’événement à diffuser en interne ou sur votre site internet

Assurer un suivi après l’événement

Assurer un suivi après un événement est crucial pour maintenir l’engagement et prolonger l’impact de celui-ci. Tout d’abord, envoyez un message de remerciement personnalisé à tous les participants pour leur présence et leur contribution. Ce geste témoigne de votre reconnaissance et renforce les liens établis. Ensuite, partagez un résumé de l’événement, incluant des photos ou des vidéos, sur les réseaux sociaux ou par le biais d’une newsletter.

Une fois l’événement terminé, il est important de faire un bilan pour évaluer la réussite de celui-ci :

  • Réaliser un sondage auprès des participants pour recueillir leurs impressions et suggestions d’amélioration
  • Analyser les retombées médiatiques et la réputation de l’entreprise suite à l’événement
  • Mesurer l’impact sur la cohésion et la motivation des équipes

En suivant ces conseils et stratégies, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour organiser un événement d’entreprise réussi et marquant pour vos collaborateurs.

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